Duurzaam evenement & vergaderen

Het organiseren van een beurs, congres of training veroorzaakt altijd CO2-uitstoot. Niet alleen door het energieverbruik tijdens het evenement zelf, maar ook bijvoorbeeld door het gebruik van vervoermiddelen en eventuele overnachtingen van bezoekers. Maak gebruik van de checklist voor een duurzame bijeenkomst om uw volgende evenement te verduurzamen! 

Bereken de CO2 uitstoot van uw evenement

In samenwerking met GroenBalans biedt Evoluon u de mogelijkheid uw evenement CO2-neutraal te maken oftewel duurzaam te vergaderen. Met de Event CO2-Calculator kunt u snel en eenvoudig de CO2-uitstoot van uw beurs of congres berekenen. Het invullen duurt slechts een paar minuten. Op basis van de uitkomst kunt u besluiten om de uitstoot te compenseren middels gecertificeerde CO2-rechten en op deze manier duurzaam te ondernemen.

Met deze compensatierechten investeert u in de ontwikkeling van duurzame energieprojecten in voornamelijk ontwikkelingslanden. Bovendien ontvangt u een GroenBalans-certificaat en website banner waarmee u aan uw bezoekers, klanten en leveranciers kunt laten zien dat uw evenement CO2-neutraal is! Door duurzaam te vergaderen wordt de impact op het milieu verkleint.

Open de Event CO2-calculator.


Checklist voor een duurzaam evenement

Het is belangrijk om evenementen te organiseren die ook duurzaam zijn en steeds meer opdrachtgevers verlangen dit ook van een locatie. Daarom heeft het Evoluon een checklist ontwikkeld voor een duurzame bijeenkomst.

Voorbereiding

Een goede voorbereiding is het halve werk! Door bij de eerste aanzet van je event of vergadering duurzaamheid mee te nemen, zorg je dat duurzaamheid in alle aspecten van de organisatie terug komt. Daarmee wordt duurzaamheid niet alleen onderdeel van je event, maar ook een onderdeel van de hele organisatie, inclusief je gasten!

  • Benoem een "milieuverantwoordelijke" binnen je organisatieteam om de groene toon van je event te bewaken.
  • Voer een "groen" inkoopbeleid in; vraag (potentiële) leveranciers om een document te ondertekenen en te voldoen aan je groene voorwaarden.
  • Bedenk het nut van: herbruikbaarheid, give aways, hand-outs, goodie bags.
  • Communiceer zoveel mogelijk door gebruik te maken van online middelen.
  • Organiseer een “papiervrij evenement” door alle communicatie als volgt te plannen:
  • Aankondigingen en uitnodigingen via de e-mail en online registratie.
  • Updates tijdens het evenement via sms of flatscreens.
  • Online feedback en reacties op seminars/ workshops/evenementen.
  • Foto’s en hand-outs online beschikbaar stellen.
  • Bestel, indien nodig, ‘groene’ conferentiematerialen met FSC keurmerk.
  • Stel een milieubeleid op voor het evenement en deel dit document met alle betrokken personen: management, leveranciers, genodigden, presentatoren en exposanten.
  • Maak een lijst van tips en milieurichtlijnen voor exposanten:
  • Print marketing materiaal op kringlooppapier en gebruik bio-afbreekbare inkt.
  • Neem niet teveel materiaal mee naar het Evenement.
  • Promoot eigen milieu initiatieven.
  • Communiceer keurmerken en awards die behaald zijn.

Accomodatie

Hebben je gasten een hotel nodig na afloop van het evenement? Ook deze accommodaties kun je meenemen in een duurzaam event!

  • Maak een keuze op basis van het doel van het evenement en de geografische afkomst van de bezoekers.
  • Kies hotels die gemakkelijk bereikbaar zijn met het openbaar vervoer.
  • Vraag potentiële aanbieders van accommodatie naar hun interne milieubeleid en het daarbij behorende plan van aanpak.
  • Verkies hotels met een Green Key- certificaat www.greenkey.nl: wat doen zij aan luchtkwaliteit, efficiënt energie- en watergebruik, afvalminimalisering en duurzaam inkoopbeleid.
  • Bezoek de locaties op voorhand om te controleren of er aan uw milieuvereisten voldaan kan worden/of daadwerkelijk het milieubeleid uitgedragen wordt en of er aan uw milieuvereisten voldaan kan worden.

Vervoer

Vervoer naar en van de evenementenlocatie heeft een grote impact maar biedt ook veel mogelijkheden om je event te verduurzamen. Het begint natuurlijk bij het kiezen van een goed bereikbare locatie, idealiter per OV.3. 

Het Evoluon is als locatie uitstekend bereikbaar: ligging direct aan de snelweg en aan de OV-lijn waar de Phileas op rijdt. Eindhoven Airport is op enkele minuten afstand en vanaf Strijp-S & NS-station Beukenlaan zijn we te voet bereikbaar.

  • Maak het voor je gasten makkelijk om te reizen. Bied informatie aan over milieuvriendelijk vervoer van en naar je evenement informeer over het plaatselijk openbaar vervoer of regel shuttlebussen.
  • Biedt fietsen aan
  • Check of er bij groepsvervoer gebruik gemaakt wordt van schonere touringcars.
  • Controleer bij binnenkomst van je gasten de luchtdruk van hun autobanden. Een herinnering aan de goede invloed die volledig opgepompte banden hebben op het milieu.
  • Als vervoer per auto onvermijdelijk is, gebruik dan voertuigen die minder broeikasgassen zoals CO2 uitstoten.
  • Elektrische en hybride auto’s, net als voertuigen aangedreven op aardgas, propaan, methaangas, en ethanol, produceren minder uitstoot dan voertuigen op benzine of diesel.
  • Zorg voor strippenkaarten of treinkaartjes of regel korting op deze, geef je gasten een plattegrond voor afstanden die te voet kunnen worden afgelegd.
  • Zorg voor een klimaatneutraal initiatief om de CO2 –uitstoot van uw evenement te compenseren.
  • Minimaliseer de transportkilometers ook m.b.t. aanleveren beursmaterialen, schakel een transportbedrijf in zodat alles in een keer mee kan of beperk het op en neer rijden.
  • Biedt CO2 compensatieprogramma’s aan voor wat betreft transport.

Catering

Met Hutten catering als vaste partij in het Evoluon bespaar je al flink! Naast de hoogstaande kwaliteit heb je geen transportkosten, goede faciliteiten en veel keus uit "groene" concepten uit het label De Guijt.

  • Kies bijvoorbeeld voor een aanbod van vegetarische maaltijden (voor de teelt van groenten worden minder land en energie gebruikt.)
  • Biedt fair trade producten aan
  • Gebruik streekgebonden producten.
  • Gebruik diervriendelijke, biologisch en ethisch verantwoorde producten.
  • Kies voor biologische wijnen. Het productieproces van de wijnen is erop gericht dat planten kunnen groeien en bloeien op gezonde grond.
  • Kies voor verantwoord gevangen vis met certificering.
  • Verstrek herbruikbare koffiekoppen (markeer deze bijvoorbeeld met glassmarkers), hervulbare waterflessen en/of waterkoelers.
  • Kies voor een bewust assortiment en houdt de keuze beperkt. Kies voor kwaliteit i.p.v. kwantiteit. Dit zal leiden tot minder overproductie.
  • Minimaliseer het gebruik van wegwerpartikelen en mono verpakkingen, vraag naar recyclebare verpakkingen.
  • Vraag uw gasten om zich d.m.v. een tekenlijst aan te melden voor 
  • de maaltijden die worden aangeboden. Dit zal voedseloverschotten – en uw kosten-
    verminderen.

Tijdens je congres, evenement of meeting

Tijdens je bijeenkomst kun je ook veel doen. Denk aan de bewustwording van je gasten, laat ze zien dat je event duurzaam is opgezet.

  • Laat enkele acteurs rondlopen als ‘Milieupolitie’ om bewustzijn te creëren op een amusante manier.
  • Stel energiebesparende maatregelen op voor wat betreft verlichting/ elektriciteitsverbruik.
  • Maak bebording die ook tijdens toekomstige evenementen gebruikt kunnen worden.
  • Recycle zo veel mogelijk materialen: naamkaartjes, decoraties & aankleding, displays en papier etc.
  • Gebruik verzamelbakken voor de recycling van naamkaartjes.
  • Informeer exposanten over uw groene plan.

 


Betrek exposanten en standbouwers 

Heb je exposanten, stand bouwers of sprekers tijdens een beurs of congres? Vergeet ook deze niet mee te nemen in je duurzame event! Vraag hen om:

  • Hun marketingmateriaal op kringloop papier te printen, en gebruik te maken van bio-afbreekbare inkt.
  • Niet teveel materiaal mee te nemen naar het evenement, en om alle ongebruikte materialen mee terug te nemen;
  • Artikelen weg te geven die gemaakt zijn van duurzame en herbruikbare materialen;
  • “Give aways” in de vorm van besparende maatregelen, bijvoorbeeld een “go green douchecoach alarm”.
  • Hun eigen milieu initiatieven te promoten.

Voor de stand bouwers:

  • Zorg ervoor dat er ter plaatse voldoende afvalbakken zijn voor papier en andere herbruikbare producten en afval te scheiden, zowel voor, tijdens als na het evenement ( denk ook aan minder voorkomende afvalproducten als batterijen en plastic.
  • Richt een ruimte in waar overgebleven spullen gedoneerd kunnen worden (bijvoorbeeld bewegwijzeringsborden, geschenken, goodie bags en bloemen) denk bijv. aan scholen of maatschappelijke organisaties.
  • On site productie procedures: kies apparatuur en benodigdheden die energieverbruik verminderen ( bijvoorbeeld een laptop verbruikt 10% minder energie dan een desktop; gebruik hervulbare toner printercartridges.
  • Kies voor decoraties, displays, etc. die hergebruikt kunnen worden;
  • Zorg dat de schoonmakers getraind zijn in het sorteren van herbruikbareartikelen uit het afval;
  • Zorg ervoor dat de stands zijn gemaakt van gerecycleerd materiaal, en dat zeherbruikbaar zijn.
  • Beperk gebruik van linnen.
  • Check of beursleveranciers gebruik maken van gerecycled, recycleerbare,verantwoorde schoonmaakmiddelen, verzend en verpakkingsmaterialen.

 


Meetbaarheid en compensatie

Duurzaamheid van een event is natuurlijk goed, en je wil er natuurlijk voor zorgen dat je de volgende keer nog verder kunt gaan. Denk daarom aan de evaluatie en compensatie:

  • Laat alle betrokken partijen een document tekenen waarin het duurzame handelen vastgelegd wordt.
  • Zorg ervoor dat meetbare duurzaamheidsgegevens vastgelegd worden en gerapporteerd zijn.
  • Zorg elk jaar voor een duurzaam jaarverslag om te laten zien wat u heeft gedaan.
  • Attendeer alle betrokken partijen op de mogelijkheid tot CO2 compensatie.
  • Ga een stap verder dan “klimaatneutraal” door bijvoorbeeld uw gasten de mogelijkheid te bieden om een boom te (laten) planten.